Tentang Organisasi dan Piramida Perusahaan

Mengenang kembali pembelajaran saya ketika sekolah di SMA dan kuliah di Perguruan Tinggi, saya merasa sangat beruntung memiliki 2 orang terdekat yang mengajari saya banyak hal tentang organisasi : Mentor Paskibra saya dan Papa saya sendiri yang ketika itu memimpin sebuah Lembaga di Pemerintahan.

Dari beliau berdua saya mendapatkan banyak teori dan contoh-contoh praktek tentang kegagalan dan keberhasilan orang-orang yang berkecimpung dalam sebuah organinasi.

Perusahaan pada dasarnya menyerupai Organisasi.

Kata kunci keberhasilannya adalah Team Work.

Seperti gambar diatas, seorang pimpinan tertinggi di sebuah Perusahaan dan Organisasi tidak akan berhasil duduk dengan kokoh dan nyaman jika orang-orang yang berada dibawahnya tidak bisa melaksanakan tugas mereka dengan baik.

Pemilihan orang-orang yang tepat adalah kata kuncinya.

Lini bawah adalah karyawan biasa dalam perusahaan atau staff sebuah organisasi.

Untuk memilih karyawan atau staff yang akan bisa bekerja dengan baik tentu memerlukan kriteria yang tidak sedikit. Namun, yang paling dibutuhkan agar karyawan atau staff tidak menjadi "beban" bagi yang lain adalah : Keahlian di bidangnya disamping memiliki etos kerja yang baik.

Seorang staff keuangan akan dipilih karena penguasaannya akan ilmu keuangan. Seorang staff IT akan dipilih karena penguasaannya tentang teknologi yang butuhkan perusahaan. Seorang staff sales akan dipilih karena kemampuannya untuk menjual. Seorang staff general affair akan dipilih karena kemampuannya untuk multitasking dan mengurus banyak hal. Seorang staff HRD akan dipilih karena kemampuannya memahami psikologi karyawan lain. Dan seterusnya.

Kemampuan ini ditemukan pada banyak orang. Karena itu pula, penghargaan atas lini ini relatif rendah, termasuk dari sisi imbalannya.

Meskipun demikian, seorang pimpinan perusahaan tidak akan mempertahankan seorang karyawan meskipun dia memiliki keahlian yang tinggi jika dia tidak memiliki etos kerja yang baik.

Alasannya sederhana : etos kerja yang buruk itu seperti penyakit yang disebabkan oleh virus, mudah menular.

Seorang staff yang memiliki keahlian yang tinggi namun memiliki etos kerja yang buruk tidak akan bisa bersama-sama memajukan perusahaan, apalagi jika dia menularkan etos kerja yang buruk tersebut kepada staff lain.

Lini tengah adalah pemimpin divisi (manager) di perusahaan atau kepala bidang/seksi di organisasi.

Saya pribadi menyebut lini ini kursi panas.

Mengapa? Karena lini ini terjepit antara lini bawah, sesama lini tengah dan lini atas.
Dengan demikian orang yang tidak tahan panasnya persaingan, tidak tangguh dan tahan tekanan akan dengan mudah terpental, dan menyisakan kursi kosong untuk kembali ditawarkan.

Papa saya pernah berkata, "Seorang manager yang baik adalah seseorang yang memiliki kemampuan 3 Ko : Komunikasi ke bawah, Koordinasi ke samping dan Konsultasi ke atas, disamping harus memiliki  kemampuan  belajar yang tinggi."

Sepanjang masa kerja saya, saya membuktikan bahwa kata-kata Papa saya itu benar.

3 Ko mutlak dimiliki oleh seorang manager jika ingin berhasil, disamping harus memiliki  kemampuan  belajar yang tinggi.

Seseorang yang belum pernah menduduki posisi managerial mungkin akan tidak setuju, menganggap keahlian di bidangnya adalah segala-galanya.

Namun saya melihat sendiri bagaimana orang yang memiliki keahlian di bidangnya namun tidak memiliki kemampuan 3 Ko, dalam waktu yang tidak lama dicopot atau dimutasi dari jabatannya.

Dan bagaimana seseorang yang memiliki kemampuan 3 Ko dan kemampuan belajar yang tinggi meskipun tidak memiliki keahlian di bidangnya mampu bertahan dengan baik dalam kurun waktu yang cukup lama.

Idealnya, seseorang yang memiliki keahlian di bidangnya sekaligus memiliki kemampuan 3 Ko merupakan manager yang terbaik. Karena dia tidak akan terlalu rentan dengan staff yang mungkin saja mengundurkan diri. Dia akan selalu bisa melakukan training kepada staff baru karena dia menguasai keahlian di bidangnya.

Namun seperti segala sesuatu yang ada di dunia, mau tidak mau kita harus mengakui bahwa sangat jarang sesuatu yang mendekati kesempurnaan itu muncul.

Demikian juga manager yang memiliki keahlian di bidangnya sekaligus memiliki kemampuan 3 Ko. Jarang, meskipun bukan berarti tidak ada. 

Maka dari itu ketika manager seperti itu muncul, biasanya dia akan menuntut bayaran yang cenderung tinggi.

Disinilah kemampuan keuangan perusahaan tercermin.

Perusahaan yang memiliki modal yang sangat besar, bisa menghire manager yang mahal.

Perusahaan yang memiliki modal yang terbatas, akan menghire manager sesuai dengan kemampuan keuangannya dan harus mendidiknya agar menjadi manager yang handal.

Dari apa yang saya lihat, ketika seorang manager memiliki keahlian di bidangnya namun tidak memiliki kemampuan 3 Ko, dia akan gagal.

Kegagalan pertama adalah komunikasi dengan bawahan, karena dia tidak bisa melakukan komunikasi efektif untuk menghimpun staff-nya menjadi sebuah team work yang solid, yang pada akhirnya tidak akan bisa menyelesaikan pekerjaan dengan maksimal. 

Kegagalan kedua adalah koordinasi dengan sesama manager, karena seorang manager saja tidak bisa mendukung kemajuan perusahaan secara total. Perusahaan bisa maju jika memiliki  para manager yang bisa saling bekerja sama bahu-membahu demi tercapainya tujuan perusahaan.

Kegagalan ketiga adalah konsultasi dengan atasan, karena dia tidak bisa memahami petunjuk atasan dan mengaplikasikannya dalam kerja nyata staff-nya.

Dari apa yang saya saksikan juga, ketika seorang manager tidak memiliki keahlian di bidangnya namun memiliki kemampuan 3 Ko dan kemampuan belajar yang tinggi akan bisa cukup berhasil.

Keberhasilan pertama adalah komunikasi dengan bawahan, membuat dia bisa membentuk team work yang solid dan bersedia mengerjakan tugas-tugas perusahaan dengan sepenuh hati, yang pada akhirnya akan bisa menyelesaikan pekerjaan dengan maksimal.

Keberhasilan kedua adalah koordinasi dengan sesama manager, sehingga bersama-sama dengan para manager lain bekerja sama bahu-membahu mendukung perusahaan agar mencapai tujuannya.

Keberhasilan ketiga adalah konsultasi dengan atasan, karena dia bisa memahami petunjuk dan ilmu dari atasannya yang memiliki wawasan lebih luas untuk diterapkan dalam kerja nyata para staff-nya.

Saya melihat keberhasilan ini pada diri mantan Deputi GM saya, Endah Ratnawati.

Ketika posisi GM kosong, beliau yang sebelumnya menjabat sebagai Manager Accounting diangkat menjadi Deputi GM Finance Accounting.

Beliau adalah orang yang memiliki 3 Ko dan kemampuan belajar yang tinggi.

Untuk memimpin Divisi Accounting dimana beliau memang memiliki ilmunya dan memiliki 3 Ko, tentu tidak sulit karena beliau juga menguasai bidang accounting. Pergantian staff accounting tidak akan terlalu menjadi masalah baginya.

Namun, ketika beliau pertama kali menjabat sebagai Deputi GM Finance Accounting, beliau belum menguasai masalah-masalah finance secara mendalam. Tentunya beliau akan menjadi rentan dengan pergantian staff di Finance.

Dengan kemampuan komunikasi ke bawahan dan dan kemampuan belajar yang tinggi beliau akhirnya berhasil memimpin kami. Beliau menghimpun saya dan staff finance lainnya menjadi sebuah team work yang solid, dan belajar dengan cepat dari kasus-kasus yang selalu kami laporkan kepadanya sehingga dalam waktu yang tidak terlalu lama beliau juga menjadi ahli di bidang Finance.

Dari apa yang saya lihat pula, seorang puncak pimpinan perusahaan menetapkan kriteria lain yang tak kalah pentingnya pada orang-orang yang akan mengisi jabatan managerial : Loyalitas.

Beliau akan memilih orang yang loyal, yang menjamin kelangsungan sistem kerja perusahaan terpelihara untuk jangka waktu yang cukup lama agar tujuan perusahaan bisa tercapai.

Karena turn over di posisi managerial cenderung berbanding lurus dengan kestabilan sebuah perusahaan.

Jadi, seseorang yang meskipun memiliki keahlian di bidangnya, memiliki kemampuan 3 Ko dan kemampuan belajar yang tinggi, namun tidak memiliki loyalitas tentu tidak akan pernah terpilih. 

Kenapa? Jawabannya sangat sederhana, untuk apa memilih orang yang akan segera memutuskan untuk memindahkan kesetiaan kepada perusahaan lain ketika nilai uang yang mungkin tidak seberapa tinggi selisihnya dilambaikan di depan matanya.

Karena mencari pengganti seorang manager akan memakan waktu dan biaya yang tidak kecil, dan hal ini tentunya akan mengakibatkan kerugian perusahaan.

Tulisan ini saya persembahkan terutama kepada teman-teman yang saat ini masih berada di lini bawah :)

Alhamdulillah jika saat ini teman-teman telah memiliki seorang manager yang ideal, yang memiliki keahlian di bidangnya sekaligus memiliki kemampuan 3 Ko.

Namun ketika manager ideal tersebut tidak ada, dan yang terpilih adalah seorang manager yang memiliki 3 Ko dan kemampuan belajar yang tinggi tanpa keahlian terlalu mendalam di bidangnya, yang bisa teman-teman lakukan adalah mendukungnya.

Karena tanpa dukungan team work yang solid, seorang manager yang tidak ideal ini tidak akan mampu bertahan.

Kosongnya posisi puncak pada sebuah divisi yang bertugas mengkoordinir pekerjaan akan membuat perusahaan berjalan dengan timpang.

Hasil akhirnya perusahaan gagal mencapai kemajuan, dan untuk tetap bertahan harus memangkas berbagai biaya, salah satunya : biaya tenaga kerja.

Dengan kata lain : PHK.

Kesimpulannya, dukungan staff yang berada di lini bawah kepada managernya pada akhirnya akan menyelamatkan kelangsungan pekerjaan staff itu sendiri.

Kepada teman-teman manager yang merupakan seorang manager yang ideal, yang memiliki keahlian di bidangnya sekaligus memiliki kemampuan 3 Ko dan loyalitas, saya ucapkan "Selamat". Anda adalah anugrah bagi lini bawah, lini tengah dan lini atas. Dengan kata lain, anda adalah aset berharga bagi perusahaan.

Dan kepada teman-teman manager yang memiliki kemampuan 3 Ko dan kemampuan belajar yang tinggi meskipun tidak memiliki keahlian di bidangnya, saya ucapkan "Semangaaattttt!!!"

Semoga tulisan ini akan bisa menggugah kesadaran staff anda untuk mendukung anda agar menjadi manager yang berhasil :)

Akhirnya, kepada teman-teman manager yang pernah mengalami kegagalan, saya ucapkan, "Jangan putus asa!!!"
Semoga tulisan ini bisa menjadi salah satu referensi untuk melakukan introspeksi diri dan memperkaya ilmu sehingga kelak bisa berhasil di lain waktu :)

Jakarta, 14 September 2012

Yeni Suryasusanti

Bukan seorang ahli manajemen apalagi pimpinan perusahaan, melainkan hanya baut kecil dalam sebuah mesin bernama perusahaan yang senang mengamati dan belajar dari hasil pengamatan :D